Việc kiểm soát báo cáo nguyên vật liệu trong thi công xây dựng quyết định trực tiếp đến khả năng sinh lời của dự án. Bài viết này hướng dẫn cách thiết lập định mức vật tư cho từng công trình, theo dõi xuất nhập kho chính xác, và phân tích chênh lệch giữa dự toán với tiêu hao thực tế – giúp phát hiện thất thoát, tối ưu chi phí và đưa ra quyết định điều chỉnh kịp thời.
Tại Sao Cần Định Mức Nguyên Vật Liệu Theo Công Trình
Định mức vật tư là chuẩn mực tiêu hao lý thuyết cho mỗi hạng mục. Khi thiết lập định mức riêng cho từng công trình, bạn tạo được baseline để so sánh với lượng thép ống đúc nhập khẩu, thép hình, xi măng, cát đá thực tế xuất kho. Điều này khác hoàn toàn với việc chỉ dựa vào dự toán tổng thể – định mức chi tiết giúp:
- Phát hiện sớm bất thường: Nếu công trình A tiêu hao thép vượt 15% định mức trong tuần đầu, có thể do sai sót thi công, thất thoát vận chuyển, hoặc thiết kế thay đổi chưa cập nhật.
- Đánh giá hiệu suất nhà thầu phụ: So sánh định mức với thực tế giúp xác định nhà thầu nào thi công tiết kiệm, nhà thầu nào lãng phí.
- Cơ sở thanh quyết toán: Khi chủ đầu tư yêu cầu giải trình chi phí vật tư, báo cáo đối chiếu định mức là bằng chứng minh bạch nhất.
⚠️ Lưu ý quan trọng: Định mức chỉ có giá trị khi được cập nhật theo biến động thực tế. Nếu thiết kế thay đổi hoặc phương án thi công điều chỉnh, cần hiệu chỉnh định mức ngay lập tức để tránh sai lệch tích lũy.
Quy Trình Khai Báo Định Mức Vật Tư Trong Phần Mềm Kế Toán
Thiết Lập Định Mức Ban Đầu
Truy cập module Giá thành → Quy trình → Công trình → Tiện ích, chọn Định mức nguyên vật liệu công trình. Giao diện cho phép tạo mới hoặc sao chép từ công trình tương tự để tiết kiệm thời gian. Nếu sử dụng mô hình BIM, có thể tham khảo bảng thống kê vật liệu từ Revit để thiết lập định mức chính xác hơn.
Khi nhấn Thêm định mức nguyên vật liệu, hệ thống yêu cầu:
Thông tin chung:
- Chọn mã công trình từ danh sách đã tạo trước (ví dụ: CT-2026-001 cho dự án nhà xưởng KCN Bình Dương)
- Thời gian áp dụng: nên đặt từ ngày khởi công đến dự kiến hoàn thành, tránh để mặc định cả năm
- Diễn giải: ghi rõ cơ sở tính toán (theo bản vẽ thi công ngày X, dự toán được duyệt ngày Y)
Chi tiết định mức:
- Chọn từng mã vật tư (thép D10, xi măng PCB40, cát vàng…) từ danh mục
- Nhập số lượng định mức và đơn giá tham chiếu
Đơn giá ở đây không nhất thiết là giá mua thực tế – có thể dùng giá dự toán hoặc giá trung bình thị trường làm chuẩn. Mục đích chính là theo dõi số lượng, không phải giá trị.
Các Tình Huống Xuất Nhập Vật Tư Ảnh Hưởng Đến Báo Cáo
Hệ thống tập hợp dữ liệu từ 4 loại chứng từ:
1. Xuất kho trực tiếp cho công trình
Module Kho → Xuất kho → Thêm, chọn loại phiếu xuất kho phù hợp (xuất dùng cho sản xuất, xuất bán nội bộ…). Quan trọng nhất là chọn đúng mã công trình ở cột đích đến.
Lỗi thường gặp: Nhân viên kho chọn sai công trình hoặc để trống, dẫn đến vật tư “mất tích” trong báo cáo. Nên thiết lập quy trình kiểm soát: mỗi phiếu xuất phải có chữ ký xác nhận của trưởng công trường và đảm bảo vật tư đã qua thí nghiệm vật liệu đầu vào.
2. Mua hàng không qua kho
Áp dụng khi nhà cung cấp giao thẳng vật tư đến công trường (thường với vật tư cồng kềnh như thép dài, cát đá số lượng lớn). Vào Mua hàng → Mua hàng → Thêm, chọn Mua hàng trong nước không qua kho.
Chứng từ này vừa ghi nhận công nợ phải trả, vừa tính vào tiêu hao vật tư của công trình. Cần đối chiếu với biên bản bàn giao hiện trường để đảm bảo số lượng khớp.
3. Trả lại hàng mua không qua kho
Khi phát hiện vật tư không đạt chất lượng hoặc giao sai quy cách, tạo phiếu Mua hàng → Trả lại hàng mua → Thêm, bỏ tích ô “Trả lại hàng trong kho”.
Chứng từ này giảm trừ lượng vật tư đã tính vào công trình, đồng thời điều chỉnh công nợ. Nếu không ghi nhận đúng, báo cáo sẽ hiển thị tiêu hao ảo.
4. Nhập kho vật tư thừa
Sau khi hoàn thành hạng mục, vật tư còn dư được thu hồi về kho. Tạo phiếu Kho → Nhập kho → Thêm, chọn loại Nhập kho khác (NVL thừa, HH thuê gia công…).
Phiếu này ghi âm vào tiêu hao công trình, giúp số liệu cuối cùng phản ánh đúng lượng vật tư thực sự sử dụng. Nhiều doanh nghiệp bỏ qua bước này, dẫn đến định mức bị đánh giá sai.
Phân Tích Báo Cáo So Sánh Định Mức Với Thực Tế
Truy cập Giá thành → Báo cáo → Bảng so sánh định mức dự toán vật tư. Thiết lập tham số:
- Kỳ báo cáo: chọn tháng hoặc quý cần xem
- Công trình: có thể chọn một hoặc nhiều công trình để so sánh ngang
- Nhóm vật tư: lọc theo nhóm (thép, xi măng, gạch…) nếu chỉ cần phân tích một loại
Báo cáo hiển thị 4 cột chính:
- Định mức dự toán: số lượng theo khai báo ban đầu
- Thực tế xuất: tổng hợp từ các chứng từ xuất/mua/trả/nhập
- Chênh lệch số lượng: thực tế trừ định mức
- Tỷ lệ chênh lệch %: (chênh lệch / định mức) × 100
Cách Đọc và Xử Lý Chênh Lệch
Chênh lệch dương (+): Tiêu hao vượt định mức
- Nếu < 5%: nằm trong sai số chấp nhận được (hao hụt tự nhiên, cắt xén vật liệu)
- Nếu 5-10%: cần kiểm tra nguyên nhân – có thể do thay đổi thiết kế, thi công sai phương án, hoặc chất lượng vật tư kém
- Nếu > 10%: dấu hiệu bất thường nghiêm trọng, cần thanh tra hiện trường ngay
Chênh lệch âm (-): Tiêu hao thấp hơn định mức
- Có thể do thi công tối ưu, tiết kiệm vật liệu
- Hoặc do chưa xuất hết vật tư cần thiết – cần đối chiếu với tiến độ thi công thực tế
- Nếu công trình đã hoàn thành mà vẫn âm lớn, có thể do sai sót trong ghi nhận chứng từ
⚠️ Kinh nghiệm thực tế: Đừng chỉ nhìn tỷ lệ % tổng thể. Một số vật tư nhỏ như đinh ốc, keo dán có thể chênh lệch 50-100% mà không ảnh hưởng lớn đến tổng chi phí. Ngược lại, thép kết cấu chênh 3% đã tương đương hàng trăm triệu đồng. Ưu tiên phân tích các vật tư chiếm tỷ trọng giá trị cao.
Phạm Vi Áp Dụng và Hạn Chế
Phương pháp này phù hợp với:
- Doanh nghiệp xây dựng thi công nhiều công trình đồng thời
- Dự án có quy mô vừa và lớn (từ 5 tỷ trở lên), nơi chi phí vật tư chiếm 40-60% tổng giá trị
- Các công trình sử dụng thép ống đúc, thép hình, vật liệu xây dựng với khối lượng lớn cần kiểm soát chặt
Không nên áp dụng cho:
- Công trình nhỏ lẻ, thời gian thi công dưới 1 tháng (chi phí thiết lập định mức cao hơn lợi ích)
- Dự án thiết kế – thi công đồng thời với nhiều thay đổi liên tục (định mức sẽ lỗi thời nhanh)
- Doanh nghiệp chưa có quy trình quản lý kho chặt chẽ (dữ liệu đầu vào sai → báo cáo vô nghĩa)
Hệ thống báo cáo nguyên vật liệu theo định mức giúp chuyển đổi quản lý vật tư từ “đối phó” sang “chủ động”. Thay vì chờ đến khi thanh quyết toán mới phát hiện vượt chi, bạn có thể can thiệp ngay trong quá trình thi công, bảo vệ biên lợi nhuận và nâng cao uy tín với chủ đầu tư.
Ngày Cập Nhật 14/03/2026 by Minh Anh
