Sổ sách kế toán nguyên vật liệu là công cụ theo dõi chi tiết mọi biến động nhập – xuất – tồn kho, giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí sản xuất và đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính. Bài viết này cung cấp hướng dẫn đầy đủ về cách lập sổ, ghi chép đúng chuẩn theo Thông tư 133/2016 và 200/2014, kèm mẫu sổ mới nhất 2026.
Căn cứ pháp lý và nội dung bắt buộc trong sổ chi tiết nguyên vật liệu
Việc lập sổ sách kế toán nguyên vật liệu phải tuân thủ quy định về tài khoản, kho bãi và thông tin ghi chép. Mỗi loại vật tư được theo dõi riêng biệt theo đơn vị tính, đơn giá và biến động thực tế.
Nguyên tắc mở sổ theo tài khoản và kho
Sổ được mở riêng cho từng tài khoản kế toán và từng kho lưu trữ:
- TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu: Theo dõi nguyên liệu chính, phụ, vật liệu đóng gói, nhiên liệu phục vụ sản xuất
- TK 153 – Công cụ, dụng cụ: Ghi nhận dụng cụ có giá trị nhỏ, phân bổ dần vào chi phí
- TK 155 – Thành phẩm: Quản lý sản phẩm hoàn thiện chờ tiêu thụ
- TK 156 – Hàng hóa: Theo dõi hàng mua về bán lại, không qua chế biến
Mỗi kho (kho chính, kho phụ, kho thành phẩm) cần có sổ riêng để tránh nhầm lẫn khi đối chiếu thực tế với sổ sách.
Thông tin bắt buộc trên sổ chi tiết
Phần đầu sổ:
- Tên đơn vị, địa chỉ, mã số thuế (có thể đóng dấu xác nhận)
- Năm tài chính, số hiệu tài khoản, tên kho cụ thể
- Tên, quy cách nguyên vật liệu (ví dụ: Thép hình chữ I 200x200x8x12, đơn vị tính: kg)
- Tổng số trang sổ, đánh số liên tục từ 01
Các cột ghi chép:
- Cột A, B: Số hiệu và ngày tháng của phiếu nhập kho (PNK) hoặc phiếu xuất kho (PXK)
- Cột C: Diễn giải ngắn gọn nghiệp vụ (ví dụ: “Nhập NVL từ NCC ABC”, “Xuất NVL cho đơn hàng XYZ”)
- Cột D: Tài khoản đối ứng (TK 331 khi mua, TK 621 khi xuất dùng sản xuất)
- Cột 1: Đơn giá (giá nhập kho hoặc giá xuất kho theo phương pháp tính giá)
- Cột 2, 3: Số lượng và thành tiền nhập kho
- Cột 4, 5: Số lượng và thành tiền xuất kho
- Cột 6, 7: Số lượng và thành tiền tồn kho sau mỗi lần biến động
Phần cuối sổ:
- Ngày mở sổ, ngày khóa sổ (thường cuối tháng hoặc cuối năm)
- Chữ ký của người ghi sổ, kế toán trưởng, giám đốc (hoặc người đại diện theo pháp luật)
Sổ chi tiết nguyên vật liệu theo dõi từng loại hàng hóa qua các lần nhập xuất tồn
Mẫu sổ chi tiết vật liệu theo Thông tư 133/2016 và 200/2014
Hai mẫu sổ phổ biến hiện nay là S06-DNN (Thông tư 133/2016, áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ) và S10-DN (Thông tư 200/2014, áp dụng rộng rãi cho mọi loại hình doanh nghiệp). Cả hai mẫu đều có cấu trúc tương tự, chỉ khác nhau về định dạng tiêu đề và người ký.
Mẫu S06-DNN (Thông tư 133/2016)
| Đơn vị: ……………………………
Địa chỉ: …………………………… | Mẫu số S06-DNN
(Ban hành theo Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016) |
|—|—|
SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, DỤNG CỤ (SẢN PHẨM, HÀNG HÓA)
Năm 2026
Tài khoản: ….. Tên kho: …….
Tên, quy cách nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ (sản phẩm, hàng hóa) ………………………………….
Đơn vị tính: ……………
| Chứng từ | Diễn giải | Tài khoản đối ứng | Đơn giá | Nhập | Xuất | Tồn | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Số hiệu | Ngày, tháng | Số lượng | Thành tiền | Số lượng | Thành tiền | ||
| A | B | C | D | 1 | 2 | 3=1×2 | 4 |
| Số dư đầu kỳ | |||||||
| Cộng tháng | x | x |
– Sổ này có …. trang, đánh số từ trang 01 đến trang …
– Ngày mở sổ: …
| Người lập biểu
(Ký, họ tên) | Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) | Ngày … tháng … năm 2026
Người đại diện theo pháp luật
(Ký, họ tên, đóng dấu) |
|—|—|—|
Mẫu S10-DN (Thông tư 200/2014)
| Đơn vị: ……………………………
Địa chỉ: …………………………… | Mẫu số S10-DN
(Ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014) |
|—|—|
SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, DỤNG CỤ (sản phẩm, hàng hóa)
Năm 2026
Tài khoản: ………… Tên kho: ………….
Tên, quy cách nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ (sản phẩm, hàng hóa) ………………………………….
Đơn vị tính: ……………………
| Chứng từ | Diễn giải | Tài khoản đối ứng | Đơn giá | Nhập | Xuất | Tồn | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Số hiệu | Ngày, tháng | Số lượng | Thành tiền | Số lượng | Thành tiền | ||
| A | B | C | D | 1 | 2 | 3=1×2 | 4 |
| Số dư đầu kỳ | |||||||
| Cộng tháng | x | x |
– Sổ này có … trang, đánh số từ trang 01 đến trang …
– Ngày mở sổ: …
| Người ghi sổ
(Ký, họ tên) | Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) | Ngày….. tháng…. năm 2026
Giám đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu) |
|—|—|—|
Cả hai mẫu đều yêu cầu ghi rõ số dư đầu kỳ (tồn kho đầu tháng hoặc đầu năm) và cộng tháng (tổng nhập, xuất, tồn cuối tháng). Khi chuyển sang tháng mới, số tồn cuối tháng trước trở thành số dư đầu kỳ tháng sau.
Quy trình luân chuyển chứng từ khi nhập xuất nguyên vật liệu
Để đảm bảo sổ sách kế toán nguyên vật liệu phản ánh đúng thực tế, chứng từ phải được luân chuyển theo trình tự chặt chẽ từ bộ phận yêu cầu đến kế toán và thủ kho.
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu và kiểm tra điều kiện
Bộ phận sản xuất hoặc kinh doanh gửi phiếu yêu cầu xuất (hoặc nhập) nguyên vật liệu kèm chứng từ liên quan (đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán). Kế toán kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý của yêu cầu và đối chiếu số tồn kho. Nếu không đủ điều kiện (ví dụ: kho hết hàng, chưa có hóa đơn), thông báo ngay cho bộ phận yêu cầu để điều chỉnh.
Bước 2: Lập phiếu nhập xuất kho và trình ký duyệt
Khi yêu cầu hợp lệ, kế toán lập phiếu nhập kho (PNK) hoặc phiếu xuất kho (PXK), ghi rõ tên vật tư, số lượng, đơn giá, thành tiền. Phiếu được trình kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt trước khi chuyển cho thủ kho thực hiện.
Bước 3: Thủ kho thực hiện và xác nhận
Thủ kho nhận phiếu, kiểm tra thực tế hàng hóa (số lượng, chất lượng, quy cách), sau đó thực hiện nhập hoặc xuất kho. Thủ kho ghi vào sổ kho (sổ thẻ kho), ký xác nhận trên phiếu và trả lại cho kế toán.
Bước 4: Kế toán ghi sổ và lưu trữ
Kế toán căn cứ phiếu đã được thủ kho ký xác nhận để ghi vào sổ sách kế toán nguyên vật liệu, đồng thời lưu trữ phiếu và chứng từ kèm theo (hóa đơn, biên bản giao nhận) theo quy định.
Quy trình luân chuyển chứng từ đảm bảo tính minh bạch và kiểm soát chặt chẽ
Hướng dẫn ghi sổ kế toán nguyên vật liệu theo từng bước
Ghi sổ chính xác đòi hỏi kế toán nắm vững nguyên tắc hạch toán, phương pháp tính giá xuất kho và cách xử lý các trường hợp đặc biệt.
Bước 1: Thu thập và kiểm tra chứng từ
Chứng từ phải đảm bảo ba yếu tố: hợp pháp (có đầy đủ chữ ký, con dấu), hợp lý (phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh), hợp lệ (đúng mẫu, đúng thời hạn). Ví dụ: hóa đơn GTGT phải có đầy đủ thông tin người bán, người mua, mã số thuế, ngày lập; phiếu xuất kho phải có chữ ký thủ kho và người nhận hàng.
Bước 2: Phản ánh nghiệp vụ vào tài khoản kế toán
Khi mua nguyên vật liệu:
- Mua về nhập kho: Nợ TK 152, Có TK 331 (nợ nhà cung cấp)
- Mua về xuất dùng ngay: Nợ TK 621 (chi phí nguyên vật liệu trực tiếp), Có TK 331
Khi xuất nguyên vật liệu:
- Xuất dùng sản xuất: Nợ TK 621, Có TK 152
- Xuất bán: Nợ TK 632 (giá vốn hàng bán), Có TK 152
Khi nhập kho nguyên vật liệu thừa từ sản xuất:
- Nợ TK 152, Có TK 621 (giảm chi phí)
Đơn giá xuất kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước (FIFO) hoặc thực tế đích danh, tùy theo chính sách kế toán của doanh nghiệp.
Bước 3: Tập hợp chi phí và phân bổ
Cuối tháng, kế toán tập hợp toàn bộ chi phí nguyên vật liệu (TK 621), chi phí nhân công (TK 622), chi phí sản xuất chung (TK 627) vào TK 154 (chi phí sản xuất kinh doanh dở dang). Khi sản phẩm hoàn thành, kết chuyển từ TK 154 sang TK 155 (thành phẩm). Khi bán hàng, kết chuyển giá vốn từ TK 155 sang TK 632.
Bước 4: Lập bút toán kết chuyển và xác định kết quả
Cuối kỳ, kế toán kết chuyển doanh thu (TK 511) và chi phí (TK 632, 641, 642) vào TK 911 (xác định kết quả kinh doanh). Nếu doanh nghiệp lãi: Nợ TK 911, Có TK 4212 (lợi nhuận chưa phân phối). Nếu lỗ: Nợ TK 4212, Có TK 911.
Bước 5: Lập cân đối tài khoản và báo cáo tài chính
Sau khi ghi sổ xong, kế toán lập bảng cân đối tài khoản (tổng hợp số phát sinh Nợ, Có và số dư cuối kỳ của từng tài khoản), làm cơ sở để lập báo cáo tài chính (bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ).
Ghi sổ đúng quy trình giúp kiểm soát chi phí và đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính
Câu hỏi thường gặp khi lập sổ chi tiết nguyên vật liệu
Có cần phân loại nguyên vật liệu trước khi ghi sổ không?
Có. Phân loại nguyên vật liệu thành nguyên liệu chính (trực tiếp tạo ra sản phẩm), nguyên liệu phụ (hỗ trợ sản xuất), vật liệu đóng gói, nhiên liệu giúp theo dõi chi phí chính xác hơn và dễ dàng phân bổ vào từng đơn hàng hoặc công trình cụ thể.
Khi mua nguyên vật liệu, có cần lập hóa đơn GTGT không?
Có. Hóa đơn GTGT là chứng từ hợp pháp để ghi nhận chi phí mua nguyên vật liệu và kê khai thuế GTGT đầu vào. Không có hóa đơn, doanh nghiệp không được khấu trừ thuế và có thể bị xử phạt khi thanh tra.
Khi nhận nguyên vật liệu từ nhà cung cấp, có cần lập biên bản giao nhận không?
Có. Biên bản giao nhận xác nhận việc giao – nhận đã thực hiện đúng thỏa thuận về số lượng, chất lượng, quy cách. Biên bản phải có chữ ký của cả bên giao và bên nhận, mỗi bên giữ một bản để làm bằng chứng khi có tranh chấp hoặc đối chiếu sau này.
Việc lập và ghi sổ sách kế toán nguyên vật liệu đúng chuẩn không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý chi phí hiệu quả mà còn đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật, tạo cơ sở vững chắc cho các quyết định kinh doanh.
Ngày Cập Nhật 08/03/2026 by Minh Anh
